F.A.Q.
Wanneer partijen mij voor een mediation benaderen, is er praktisch altijd al sprake van een conflict, waarvoor men een gezamenlijke oplossing zoekt. Bij een teamcoaching gaat het vaak over het voorkómen van conflicten, en wil men de onderlinge samenwerking en communicatie verbeteren. In beide gevallen gaan we samen onderzoeken wat er speelt (en tot nu toe niet gezegd werd), wat ieders belangen zijn met het oog op de toekomst en welke acties daarvoor nodig zijn.
De meeste zaken worden in circa twee gezamenlijke bijeenkomsten van maximaal twee uur afgerond. De meeste mediations worden in een tijdsbestek van 5 weken afgerond.
Daarnaast spreek ik partijen eerst apart, vóór het eerste gezamenlijke gesprek. Zodoende kunt u uw eigen verhaal zonder onderbreking van de andere partij, in alle rust, uitleggen en hoor ik alvast aanknopingspunten voor een gezamenlijke oplossing.
Bij arbeidsconflicten is het raadzaam om de gezamenlijke gesprekken minstens een week van elkaar te plannen, omdat het goed is om tussentijds enige afstand te nemen en na te denken over de implicaties van de mogelijke oplossingen.
Bij zakelijke conflicten geldt dit soms ook, maar niet altijd. Als partijen het wensen en de zaak zich hiervoor leent, kunnen meerdere gesprekken op één dag gehouden worden, om het proces -nog verder- te bespoedigen. Zie voor tijdsbestek en de mogelijkheid van vaste prijzen ook: tarieven.
In een kort oriënterend gesprek (020-8896585) komt het volgende aan bod:
- Wederzijdse kennismaking
- Informatie over het mediation-proces
- Ik overleg of mediation voor u het meest geschikte middel is
- Het te verwachten aantal bijeenkomsten wordt geschat
- De kosten van de mediation en de verdeling hiervan.
Indien gewenst, wordt hierna per telefoon of mail een datum voor een eerste mediation-gesprek gepland. Doorgaans spreek ik partijen eerst apart, vóór het eerste gezamenlijke gesprek. Zodoende kunt u uw eigen verhaal zonder onderbreking van de andere partij, in alle rust, uitleggen en hoor ik alvast aanknopingspunten voor een gezamenlijke oplossing.
Vóór het eerste mediation-gesprek, worden u de concept Mediation-overeenkomst, de MfN (voorheen: NMI) Reglementen en de Algemene Voorwaarden van Vergroesen Mediation toegestuurd. Hierin worden de spelregels van de Mediation bepaald. Aspecten die onder meer aan de orde komen zijn de vrijwilligheid van Mediation, de geheimhouding naar derden, de rol van de mediator en die van partijen, afspraken over de vaststellingsovereenkomst en kosten. De Mediation-overeenkomst wordt tijdens het eerste gesprek samen met de mediator ondertekend.
Hierna begint het eigenlijke Mediation-proces.
Mediation is geen waarheidsvinding en een “welles nietes” discussie wil ik ten allen tijde vermijden. Ik zal een constructieve communicatie bevorderen om de achterliggende belangen van het conflict op tafel te krijgen. Van hieruit kan gezocht worden naar en onderhandeld worden over de meest passende oplossingen in wederzijds belang. De gemaakte afspraken worden concreet en helder geformuleerd en vastgelegd in een juridisch bindende vaststellingsovereenkomst of afsprakenlijst. U krijgt de gelegenheid deze aan uw advocaat/adviseur voor te leggen vóór ondertekening; deze wordt ook aan de geheimhoudingsplicht gebonden.
Wilt u ook een executoriale titel verbinden aan de vaststellingsovereenkomst, dan kan dit via bekrachtiging door de rechter, of via een notariële akte.
Mediators zijn gebonden aan tuchtrechtelijke regels. In een mediation-traject geeft u vertrouwelijke informatie die u vertrouwelijk wilt houden én u wilt resultaat behalen. Lees het artikel: Vertrouwelijkheid en geheimhouding in mediation.
Ikzelf en de professionals waar ik regelmatig mee samenwerk:
- leggen de nadruk in een mediation of gespreksleiding op een constructief onderzoek naar een werkbare, toekomstgerichte oplossing, zonder te lang in het verleden te graven
- scheppen een klimaat waarin de essentie in korte tijd op tafel komt
- creëren duidelijkheid over uw kwestie, ook als u in een impasse zit
- signaleren aanknopingspunten voor oplossingen
- zijn niet bang de pijnpunten te benoemen; zijn direct waar mogelijk en gaan, indien nodig, confronterende vragen niet uit de weg.
Mediation: in een conflict is begrip niet altijd haalbaar. Een praktische oplossing wel. Wij voeren geen onnodige sessies om te proberen begrip voor elkaar te krijgen, als te voorzien is dat dit niet gaat lukken, of niet wil lukken. Agree to disagree geeft ruimte en rust om een oplossing mogelijk te maken. Met begeleid onderhandelen, kan op grond van wederzijdse belangen, stevig, doch respectvol onderhandeld worden over mogelijke oplossingen.
U beëindigt de mediation met waterdichte afspraken of contracten.
Deze aanpak wordt door partijen gewaardeerd en geeft hen ruimte voor het oppakken van hun eigen verantwoordelijkheid.
Zie: referenties
Afhankelijk van de zaak en in overleg, kan een advocaat desgewenst aan tafel zitten tijdens de mediation. De rol van de advocaat in mediation is anders dan in een gerechtelijke procedure: in de mediation staan de advocaten op de achtergrond naast hun cliënt en proberen zij, samen met de cliënt en de andere betrokkenen, onder leiding van de mediator, oplossingen te vinden in ieders belang. Hun specifieke deskundigheid kan wel bijdragen aan een vlotte mediation en in overleg kan ook besloten worden dat zij de vaststellingsovereenkomst maken in plaats van de mediator.
Een advocaat richt zich vanzelfsprekend alléén op het belang van zijn of haar eigen cliënt, waarvoor niet iedere situatie zich leent. Een mediator probeert de communicatie tussen partijen zover te herstellen, dat een constructief, evenwichtig gesprek mogelijk is. Met oog voor de wederzijdse belangen, helpen wij de onderhandelingsruimte te vergroten. Opdat creatieve oplossingen gevonden kunnen worden in ieders belang. In een relatief korte periode. Desgewenst kunnen advocaten wél of niet (op de achtergrond) aanwezig zijn of blijven.
