Één van de wellicht meest belangrijke aspecten waarin mediation zich onderscheidt van een juridische procedure voor de rechter, is de vertrouwelijkheid van mediation.
Wat wordt hiermee bedoeld?
Op alles wat de mediation betreft, rust geheimhoudingsplicht. Dit gaat over alles wat in de mediation-gesprekken of telefonisch wordt besproken en alles wat vastgelegd wordt in verslagen of correspondentie of tussentijdse afspraken. Dit betreft ook ingenomen standpunten en gedane voorstellen gedurende de mediation.
Aan het begin van de mediation zal de mediator aan partijen vragen met wie zij over de inhoud van de mediationgesprekken eventueel willen kunnen praten. Vaak is dat de partner thuis. Ook komt het regelmatig voor dat een uiteindelijke financiële regeling besproken zal moeten worden met een manager die niet aan tafel zit, omdat hij niet direct in het conflict betrokken is.
In onderling overleg wordt dit dan besproken; hier geeft men elkaar goedkeuring voor en ik leg dit ook vast in het korte mediationverslag dat partijen na elk gesprek ontvangen. Het aantal mensen met wie –buiten de partijen- overlegd mag worden, wordt zo beperkt mogelijk gehouden.
Het komt voor dat ik tussentijds iedere partij apart spreek; ook dan wordt niet aan de andere partij verteld wat er besproken is.
Ook aan het eind van elk gesprek, zal de mediator stilstaan bij wat en aan wie eventueel schriftelijk of mondeling wordt gerapporteerd. Ook dit gaat weer in onderling overleg.
Aan het einde van de mediation, wordt besproken en in onderling overleg vastgelegd hoe de in-en externe communicatie over de mediation plaats zal vinden. Deze zal in ieder geval neutraal zijn. Dit speelt met name bij de beëindiging van een arbeidsovereenkomst of samenwerking, maar kan ook van belang zijn bij een terugkeer naar de afdeling of een continuering van het samenwerkingsverband in een grotere organisatie (zoals een ziekenhuis bijvoorbeeld).
Een mediator waarborgt al deze belangen van geheimhouding en vertrouwelijkheid. Wij zijn niet voor niets onderworpen aan Tuchtrechtregels van de Mediators Federatie Nederland (MfN). Een mediationprocedure kan op verschillende manieren beginnen. Een mediator kan benaderd worden door partijen zélf die hun conflict willen oplossen met behulp van mediation. Maar de kwestie van rapportage is met name ook van belang bij een mediation die in opdracht van een “verwijzer” wordt gedaan. Verwijzers kunnen uit verschillende hoeken komen;
de afdeling Human Resources kan een mediator inschakelen om het conflict op te lossen tussen bijvoorbeeld een leidinggevende en een werknemer (of tussen twee managers of een heel team)
of het MSB die het conflict tussen de leden van een vakgroep wil laten oplossen
of het DB van een vakgroep
of een bedrijfs –arts die een zieke werknemer doorverwijst naar een mediator met het oog op re-integratie.
Hierboven genoemde verwijzers zullen allemaal geïnteresseerd zijn in de voortgang van het proces, om een inschatting te kunnen maken van de nog met het proces gemoeide tijd en kosten. Ook in al deze zaken die verwezen zijn, zal óf niet óf zo beperkt mogelijk gerapporteerd worden, en dan alléén in overleg en voor zover partijen het daar mee eens zijn.
De rechtbank verwijst ook zaken naar gecertificeerde mediators, voor zaken die zij, na een eerste zitting, beter geschikt achten voor mediation, en dus voor een gezamenlijk gevonden oplossing in plaats van een beslissing door een rechter. Terug naar de rechtbank wordt alleen gerapporteerd of de mediation geslaagd is of niet. Zo niet, dan komt de zaak weer bij de rechter.
Een ander aspect waarin mediation verschilt van een juridische procedure, is dat er geen jurisprudentie ontstaat (jurisprudentie omvat de uitspraken, arresten en vonnissen die gedaan zijn door rechters van rechtbanken, het gerechtshof en de Hoge Raad. Deze worden systematisch vastgelegd en gepubliceerd, onder meer als rechtsbron voor volgende rechtspraak). Ook inzake de vaststellingsovereenkomst (het document waarin de door partijen gemaakte afspraken worden vastgelegd), wordt onderling afgesproken wat wel en niet openbaar zal zijn. Het willen voorkomen van reputatieschade is zo een belangrijk aspect om te kiezen voor mediation. In een markt waar de spelers elkaar doorgaans kennen, is het prettig als een conflict onderling opgelost kan worden. Als je met elkaar door wilt gaan, maar ook als de wegen scheiden, is de wereld zo klein dat je elkaar vaak toch weer –via via- tegenkomt.
